Prima o poi capita di poter usufruire di tale permesso e non sempre si ha il tempo e determinazione per ricercare le informazioni necessarie presenti sulla intranet per conoscere la procedura necessaria. Il presente post intende perciò raccogliere e semplificare il più possibile le informazioni necessarie e da me raccolte inizialmente da colleghi, che si erano da poco trovati nelle mie medesime condizioni, e quindi successivamente anche dalla intranet.

Per chi non ha tempo di leggere tutto (sono infatti informazioni che quando servono si vorrebbero avere subito, chiare e concise e non è così facile trovarle!) riassumerò subito brevemente quelle che ho scoperto essere le procedure in atto e le possibilità previste (almeno in un contesto di dipendente TIM).

Si può richiedere il permesso retribuito per decesso per un massimo di 3 giorni lavorativi (escludendo dal computo i giorni festivi o di riposo infrasettimanale) continuativi, entro 7 giorni dall’evento. Si applica al decesso del coniuge o di parenti fino al secondo grado [padre, figlio, fratelli, nonni, nipoti (abiatici, figli dei figli)]. Occorre il requisito della convivenza per gli altri parenti: se conviventi, fanno parte della famiglia anagrafica anche i parenti del coniuge e le persone che hanno con il lavoratore un vincolo di adozione.
I 3 giorni di permesso massimo sono da intendersi per ciascun anno solare, secondo quanto indicato nella legge in oggetto.

Operativamente si deve:

• Inviare al proprio gestore HR via e-mail il relativo modello di richiesta (scaricabile dalla intranet da qui – nel file MODULISTICA PER PERMESSI VARI.zip trovi Richiesta permesso per grave infermità o decesso.pdf) debitamente compilato. Purtroppo gli spazi lasciati liberi per inserire i dati richiesti sono troppo piccoli per contenerli ed essendo un file pdf non risulta agevolmente editabile: per cui puoi copiare tutto il testo in un documento Word … o lo compilerai così com’è come puoi!).
  PS: generalmente, anche se procedura ufficiale prevede quanto indicato precedentemente, risulta in genere sufficiente spedire una mail generica di richiesta ad HR per ottenere l’autorizzazione e poi solo successivamente inviare il modulo debitamente compilato al Competence Team..
• Una volta ricevuta l’autorizzazione dal gestore HR e venuto in possesso del certificato di morte, inserire una Richiesta al Competence Team di richiesta di permesso per decesso inserendo tutti i seguenti allegati (se ne manca qualcuno, tale richiesta viene chiusa senza essere processata e nella risposta del motivo del rifiuto viene semplicemente riportando quanto già scritto nelle FAQ):
  1. La e-mail di autorizzazione ricevuta dal gestore HR
  2. La documentazione a supporto (in formato elettronico), vale a dire il certificato di morte (ed eventualmente la certificazione anagrafica che attesti la convivenza, nei casi in cui il deceduto non rientri tra i parenti fino al secondo grado). Il certificato di mote viene rilasciato dall’anagrafe generalmente dopo pochi giorni (e.g. 3) dal decesso.
• Si deve poi inviare comunque tutta la documentazione in originale per posta interna o ordinaria a “HRS – Competence Team – Via Cina 5/7 – 00144 Roma“, indicando sulla busta cognome, nome, CID (quello indicato sul badge) e numero della richiesta inoltrata al Competence Team.

Risulta poi ovviamente possibile contattare il Competence Team con il numero verde 800 018 018 (dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 16:00), sollecitando eventualmente la tua richiesta o per avere informazioni sulla stessa: assicurati di avere a portata di mano il numero della richiesta (che trovi anche nell’oggetto della mail di conferma di apertura), seleziona l’opzione 2 e segui le istruzioni vocali.

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In generale l’art. 4, comma 1 della legge 53/2000 stabilisce che: “i lavoratori hanno diritto ad un permesso retribuito di tre giorni lavorativi all’anno in caso di decesso o di documentata grave infermità del coniuge o di un parente entro il secondo grado o del convivente, purché la stabile convivenza risulti da certificazione anagrafica”.

Inoltre, il D.M. n. 278/2000 (Regolamento recante disposizioni di attuazione dell’articolo 4 della legge 8 marzo 2000, n. 53, concernente congedi per eventi e cause particolari), all’art. 1 commi 1 e 2 precisa che:
“La lavoratrice e il lavoratore, dipendenti di datori di lavoro pubblici o privati, hanno diritto a tre giorni complessivi di permesso retribuito all’anno in caso di decesso o di documentata grave infermità del coniuge, anche legalmente separato, o di un parente entro il secondo grado, anche non convivente, o di un soggetto componente la famiglia anagrafica della lavoratrice o del lavoratore medesimi. Per fruire del permesso, l’interessato comunica previamente al datore di lavoro l’evento che dà titolo al permesso medesimo e i giorni nei quali esso sarà utilizzato. I giorni di permesso devono essere utilizzati entro sette giorni dal decesso o dall’accertamento dell’insorgenza della grave infermità o della necessità di provvedere a conseguenti specifici interventi terapeutici”.

L’art. 2 prevede comunque sempre, nel caso di decesso di un soggetto diverso da quelli indicati, (art , c.1, permessi retribuiti) la possibilità di chiedere dei congedi non retribuiti, ciò vale anche per generi e nuore, suocero e suocera etc.

FAQ del Competence Team

In particolare, nel documento relativo alle FAQ, presente nella sezione Personal Area -> Competence Team della intranet TIM, si legge quanto segue. Non sono fornite altresì, in quella FAQ, indicazioni dettagliate ne su come e quando usufruire di quei giorni, ne su quali siano le documentazioni in originale da poi inviare per posta: non ho trovato scritto nulla di dettagliato sebbene ci sia il riferimento alla legge riportata sopra e si deve probabilmente fare riferimento ad alcuni articoli del contratto collettivo nazionale per i telefonici (vedi nel seguito). In particolare la necessità che ci sia una continuità nei 3 giorni richiesti (entro i 7 giorni dall’evento) non l’ho trovata da nessuna parte, ma da esperienza di alcuni colleghi mi sento di poterla confermare.

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Dalle  FAQ: Come richiedere un permesso per grave infermità o decesso dei familiari per L. 53/2000

Per usufruire di un permesso per grave infermità o decesso dei familiari (L. 53/2000) il proprio HR dovrà autorizzare la richiesta. In questi casi quindi è necessario:

• inviare al proprio gestore HR via e-mail il relativo modello di richiesta debitamente compilato e la relativa documentazione a supporto
• inserire una Richiesta al Competence Team
• allegare alla richiesta la e-mail di autorizzazione ricevuta dal gestore HR e la documentazione a supporto in formato elettronico.

1. La documentazione in originale dovrà comunque essere inviata per posta interna o ordinaria a “HRS – Competence Team – Via Cina 5/7 – 00144 Roma”, indicando sulla busta cognome, nome, CID (quello indicato sul badge) e numero della Richiesta al Competence Team.

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NOTA – Dalle indicazioni sulla intranet mi sembra quindi di capire che il polo di Ivrea, per personale del regioni Veneto, Emilia Romagna, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Trentino Alto Adige, Valle d’Aosta) serva solo per le richieste di rimborso delle spese di trasferta (Travel monitoring)  mentre il polo di Roma sia per tutti quello a cui inviare le documentazioni relative ad altre problematiche quali, ad esempio, l’assenza per decesso o per visita medica.

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Nel seguito vengono evidenziate le parti relative al tema in oggetto, presenti nel contratto collettivo nazionale di lavoro per personale dipendente da imprese esercenti servizi di telecomunicazioni (datato 1 febbraio 201 3 e scaricabile dalla intranet come CCNL telecomunicazioni 2014).
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Dal contratto collettivo nazionale di lavoro per personale dipendente da imprese esercenti servizi di telecomunicazioni (datato 1 febbraio 201 3) – Art. 32 – Assenze, permessi congedi, aspettativa

ASSENZE
Il Lavoratore che – salvo il caso di giustificato impedimento – non può presentarsi
in servizio, deve darne avviso, fatti salvi comprovati motivi di carattere eccezionale,
prima dell’inizio del proprio orario o turno di lavoro e giustificare
l’assenza non oltre il secondo giorno.
2. Le assenze ingiustificate, indipendentemente dalla trattenuta della corrispondente
retribuzione, possono dare luogo all’applicazione di provvedimenti disciplinari,
secondo le norme del presente CCNL.
PERMESSI
3. Al lavoratore che ne faccia domanda l’azienda può accordare, compatibilmente
con le esigenze di servizio e sempre che ricorrano giustificati motivi, permessi di
breve durata.
PERMESSI PER EVENTI E CAUSE PARTICOLARI
4. Ai sensi e per gli effetti dell’art. 4, primo comma, della legge 8 marzo 2000, n.
53 e degli artt. 1 e 3 del regolamento d’attuazione di cui al D.M. 21 luglio 2000,
n. 278, la lavoratrice ed il lavoratore hanno diritto complessivamente a tre giorni  lavorativi di permesso retribuito all’anno nel caso di decesso o di documentata grave infermità del coniuge, anche legalmente separato, o di un parente entro il  secondo grado, anche non convivente, o di un soggetto componente la famiglia anagrafica della lavoratrice o del lavoratore medesimi.
Per fruire del permesso il lavoratore è tenuto a preavvertire il datore di lavoro
dell’evento che dà titolo al permesso medesimo e i giorni nei quali sarà utilizzato.
Nel caso di richiesta del permesso per grave infermità dei soggetti indicati, il lavoratore
deve presentare, entro il termine massimo di cinque giorni dalla ripresa
dell’attività lavorativa, idonea documentazione del medico specialista del Servizio
sanitario nazionale o con esso convenzionato o del medico di medicina generale o
del pediatra di libera scelta o della struttura sanitaria nel caso di ricovero o intervento
chirurgico. Nel caso di richiesta del permesso per decesso, il lavoratore è tenuto a documentare detto evento con la relativa certificazione, ovvero, nei casi consentiti, con dichiarazione sostitutiva. I giorni di permesso devono essere utilizzati entro sette giorni dal decesso o dall’accertamento dell’insorgenza della grave infermità o della necessità di provvedere a conseguenti specifici interventi terapeutici. Nei giorni di permesso non sono considerati i giorni festivi e quelli non lavorativi.
Nel caso di documentata grave infermità dei soggetti indicati, il lavoratore ed il datore di lavoro possono concordare, in alternativa all’utilizzo dei giorni di permesso, diverse modalità di espletamento dell’attività lavorativa comportanti una riduzione dell’orario di lavoro complessivamente non inferiore ai giorni di permesso che vengono sostituiti. L’accordo è stipulato in forma scritta, sulla base della proposta della lavoratrice o del lavoratore ed in esso sono indicati i giorni di permesso che sono sostituiti dalle diverse modalità concordate e la cadenza temporale di produzione da parte del lavoratore della idonea certificazione atta a documentare la permanenza della grave infermità. Dal momento in cui venga accertato il venire meno della grave infermità il lavoratore è tenuto a riprendere l’attività lavorativa secondo le modalità ordinarie. Il corrispondente periodo di permesso non goduto può essere utilizzato per altri eventi che dovessero verificarsi nel corso dell’anno alle condizioni previste dalle presenti disposizioni. La riduzione dell’orario
di lavoro conseguente alle diverse modalità concordate deve avere inizio entro sette giorni dall’accertamento dell’insorgenza della grave infermità o della necessità di provvedere agli interventi terapeutici. I permessi di cui al presente comma sono cumulabili con quelli previsti per l’assistenza delle persone handicap.

CONGEDI PER EVENTI E CAUSE PARTICOLARI
10. Ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’art. 4, secondo comma, della legge n. 53 del 2000 e dagli artt. 2 e 3 del regolamento d’attuazione di cui al decreto interministeriale 21 luglio 2000 n. 278, il lavoratore ha diritto ad un periodo di congedo per i gravi motivi familiari espressamente indicati dalle richiamate disposizioni di legge, relativi alla situazione personale, della propria famiglia anagrafica e dei soggetti di cui all’art. 433 cod. civ. anche se non conviventi, nonché dei portatori di handicap, parenti o affini entro il terzo grado, anche se non conviventi. Per gravi motivi familiari si intendono le fattispecie
riportate all’art. 2 del d.m. 21 luglio 2000, n. 278.
Tale congedo, utilizzabile in modo continuativo o frazionato, non potrà essere superiore a due anni, computati secondo il calendario comune, nell’arco dell’intera vita lavorativa.
Il lavoratore dovrà presentare richiesta scritta specificando i motivi e la durata del periodo di congedo precisando, la durata minima dello stesso – di norma e fatta eccezione per i casi disciplinati dai commi 11 e 12, non inferiore ad un mese – e documentare, anche attraverso dichiarazione sostitutiva nei casi consentiti, il legame di parentela, affinità o di famiglia anagrafica con i soggetti sopra indicati. Il lavoratore deve altresì assolvere agli obblighi di documentazione previsti all’art. 3 del medesimo regolamento di attuazione. Il datore di lavoro è tenuto entro 10 giorni dalla richiesta del congedo ad esprimersi sulla stessa e a comunicare l’esito al dipendente. L’eventuale diniego, la proposta di rinvio ad un periodo successivo e determinato, la concessione parziale del congedo devono essere motivati in relazione alle condizioni previste per la richiesta del congedo ed alle ragioni organizzative e produttive che non consentono la sostituzione del dipendente. Su richiesta del dipendente, eventualmente assistito dalla Rappresentanza sindacale unitaria su
sua indicazione, la domanda deve essere riesaminata nei successivi 20 giorni. Il datore di lavoro assicura l’uniformità delle decisioni avuto riguardo alla prassi adottata e alla situazione organizzativa e produttiva dell’impresa.
11. Nel caso di rapporti di lavoro a tempo determinato la richiesta di congedo può essere in ogni caso negata per incompatibilità con la durata del rapporto in relazione al periodo di congedo richiesto, ovvero quando i congedi già concessi hanno superato i tre giorni nel corso del rapporto di lavoro a termine nonché quando il rapporto è stato instaurato in ragione della sostituzione di altro dipendente in congedo ai sensi della presente norma.
12. Il congedo di cui al presente articolo può essere altresì richiesto per il decesso di uno dei soggetti di cui al comma 4, per il quale il richiedente non abbia la possibilità di utilizzare permessi retribuiti nello stesso anno ai sensi delle medesime disposizioni o di disposizioni previste dalla contrattazione collettiva. Nel caso in cui la richiesta del congedo per questo motivo sia riferita a periodi non superiori a tre giorni, il datore di lavoro è tenuto ad esprimersi entro 24 ore dalla stessa e a motivare l’eventuale diniego sulla base di eccezionali ragioni organizzative, nonché ad assicurare che il congedo venga fruito comunque entro i successivi sette giorni.

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Riporto nel seguito, alcune informazioni raccolte da questo sito (relativamente al mondo della scuola). Leggendolo, mi sono reso conto che alcune estensioni attuative della legge, possono poi essere specifiche di un contratto specifico: ad esempio, da quel post sembrerebbe che nell’ambito del contratto scolastico non viene applicato il vincolo di dover fruire dei permessi entro 7 giorni dall’evento e che inoltre questi giorni non devono necessariamente essere presi consecutivi. Inoltre alcuni contratti (e.g. quelli pubblici quali quello scolastico o ospedaliero) possono comprendere nei permessi retribuiti anche alcuni parenti affini (l’affinità è il vincolo che intercorre fra una persona e i parenti del suo coniuge anche se morto; nella linea e nel grado in cui taluno è parente di uno dei coniugi egli è affine dell’altro coniuge: in particolare sono affini entro il secondo grado: coniuge, suoceri, generi, nuore, cognati). Parlando con una ex segretaria TIM, mi ha detto che un tempo, anche in Telecomitalia tale

Dal una FAQ di un consulente del lavoro si leggono le seguenti informazioni generali ed interessanti in quando dettagliano meglio il tutto

Requisiti per i Permessi: spettano al lavoratore permessi in caso di decesso o di grave infermità del coniuge o di un parente entro il secondo grado, anche se non convivente, o di un soggetto componente la sua famiglia anagrafica.

• Parenti entro il Secondo Grado: sono parenti entro il secondo grado, per i quali non occorre il requisito della convivenza, i genitori, i nonni, i figli, i loro figli (nipoti di 2° grado), i fratelli e le sorelle.
• Altri Parenti: occorre il requisito della convivenza per gli altri parenti, quali i bisnonni, i bisnipoti, i figli dei fratelli e sorelle (nipoti di 3° grado), i pronipoti, gli zii, i cugini e i loro figli, i prozii, i cugini dei genitori e i loro figli.
• Altri Componenti della Famiglia Anagrafica: se conviventi, fanno parte della famiglia anagrafica anche i parenti del coniuge e le persone che hanno con il lavoratore un vincolo di adozione.
• Misura dei Permessi: per ogni evento spettano tre giorni lavorativi di permesso, quindi escludendo dal computo i giorni festivi o di riposo infrasettimanale. In caso di più eventi riguardanti lo stesso lavoratore, i permessi spettano nel limite massimo di tre giorni all’anno.
• Limiti Temporali alla Fruizione dei Permessi: i permessi vanno fruiti entro i sette giorni dal decesso, dall’insorgenza della grave infermità o della necessità di provvedere a conseguenti specifici interventi terapeutici.
• Retribuzione Corrispondente: la retribuzione corrispondente è a carico del datore di lavoro, non essendo previsto l’intervento dell’INPS o di altri Enti.
• Documentazione: il datore di lavoro ha il diritto di esigere la documentazione che attesti, per la persona colpita, sia il decesso o la grave infermità, sia il suo vincolo di parentela con il lavoratore o l’appartenenza alla sua famiglia anagrafica.

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Assenza per visite mediche (malattia ad ore),

Relativamente poi alla assenza per visite mediche (malattia ad ore), sempre nello stesso file delle FAQ si trovano queste indicazioni riferite al caso specifico di assenza ad inizio turno: non risulta chiaro come ci si debba comportare qualora, come spesso succede, l’assenza si verifica per qualche tempo della giornata lavorativa (non necessariamente all’inizio!).

Ovviamente la procedura descritta è in aggiunta all’inserimento in Employee Self Service di una richiesta di Assenza con tipologia Malattia ed altri permessi e giustificativo Malattia ad ore.

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Come comunicare una malattia parziale (malattia ad ore) ad inizio turno

Qualora l’assenza parziale per malattia, visita medica o cura ambulatoriale ricada nelle fasce di flessibilità in ingresso, il relativo periodo interno alla fascia sarà considerato “malattia” in presenza di un’idonea documentazione medica; in difetto, l’inizio dell’orario di lavoro decorre dal momento finale della fascia di flessibilità o dall’ora della timbratura, se precedente.

Per comunicare una malattia parziale ad inizio turno, è necessario:

 comunicare con una e-mail al proprio responsabile la malattia, indicando il giorno, l’orario di inizio e l’orario di fine dell’assenza

 inserire una Richiesta al Competence Team, specificando, nella sezione Descrizione, la data, l’orario di inizio e di fine della malattia

 allegare alla richiesta la e-mail di comunicazione al responsabile e la certificazione medica

 inviare la certificazione in originale a mezzo posta interna o ordinaria a “HRS – Competence Team – Via Cina 5/7 – 00144 Roma”, indicando sulla busta cognome, nome, CID (quello indicato sul badge) e numero della Richiesta al Competence Team

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La FAQ seguente, relativa a”Come comunicare una visita medica durante un periodo di malattia” non risulta, a mio parere di aiuto nel comprendere cosa fare qualora ci si assenti per una visita medica (con apposito certificato emesso dal medico della struttura sanitaria) durante la giornata lavorativa.

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Come comunicare una visita medica durante un periodo di malattia

La malattia visita medica durante un periodo di malattia deve sempre essere comunicata utilizzando l’apposita funzionalità della TIM People App.

Solo in casi eccezionali, quando cioè ci si trovi nell’impossibilità di accedere alla App, può essere inserita una Richiesta al Competence Team. attraverso la Competence Team App

In questo caso è necessario:

 Inserire una Richiesta al Competence Team

 Specificare, nella sezione Descrizione, la data della visita medica, l’ora di inizio della e l’ora di fine della visita medica

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CONSIDERAZIONI

Purtroppo, ora che le già poche segretarie, che erano rimaste dislocate nel territorio, sono state adibite ad altro compito e tutto è stato centralizzato in un Competence Team a Roma, sicuramente molti dei processi pre-esistenti hanno subito delle variazioni che, a mio parere, rendono il tutto più oneroso in termini di risorse e di tempo per il dipendente: attualmente il processo risultante è sicuramente poco lean, sebbene tali metodologie (agile/lean) siano state spesso giustamente promosse nel recente passato aziendale.
Ad esempio, per una semplice assenza temporanea per visita medica, un tempo bastava inserire la richiesta di permesso in Employee Self Service e portare alla segretaria il giustificativo rilasciato dal medico; ora, oltre all’inserimento in Employee Self Service, esiste una ulteriore procedura che prevede molteplici passi:

• L’invio di una email al responsabile (indicando il giorno, l’orario di inizio e l’orario di fine dell’assenza, gli stessi già inseriti in Employee Self Service),
• L’inserimento di una richiesta nello specifico portale del Competence Team ripetendo nuovamente gli analoghi dati (giorno, l’orario di inizio e l’orario di fine dell’assenza) ed allegando in quella richiesta sia la e-mail di comunicazione al responsabile sia la certificazione medica (richiedendo scannerizzazione del documento di cui comunque ne viene richiesto l’invio in originale fino a Roma, come dal passo successivo),
• L’invio della certificazione in originale a mezzo posta interna o ordinaria al Competence Team di Roma, indicando sulla busta cognome, nome, CID e numero della Richiesta al Competence Team (vedi punto precedente).

Penso che ogni ulteriore commento sia superfluo: nel caso specifico indicato, per poco più di un’ora di assenza ho dovuto dedicarne quasi altrettanto per completare tutte le incombenze burocratiche richieste dal protocollo, con quindi dispendio non solo di tempo [del lavoratore, del suo responsabile, del personale del Competence Team] ma anche di risorse [e.g. scanner-stampante, buste (difficilmente reperibili), servizio postale].

Personalmente penso che certi processi possano e dovrebbero essere semplificati
🙂