Come effettuare gratuitamente videoconferenze con molti partecipanti

Soprattutto in questo periodo di isolamento a casa, sia per lavoro sia per riunirsi con membri della famiglia o amici sia per realizzare incontri di studio, possono tornare utili le piattaforme che consentono di effettuare videoconferenze.

Ce ne sono diverse, talune esclusivamente commerciali a pagamento quali WebEx della Cisco, Bandyer, Skype for Business, sebbene alcune consentano un periodo iniziale di prova gratuita: scaduto quello, hanno comunque un costo che è più che accettabile se uno li utilizza per lavoro, ma forse eccessivo se lo scopo è differente.

Per un uso non professionale, infatti, risulta in genere più che accettabile avere alcune limitazioni sia nel tempo a disposizione, sia nelle funzionalità fornite e magari anche nella qualità/priorità nella gestione della videoconferenza lato piattaforma.

Tra le piattaforme che consentono di realizzare videoconferenze gratuite, appunto con alcune limitazioni più che accettabili, sicuramente Skype e Zoom sono le migliori e per questo le più utilizzate.

NOTA BENE
In tutti i sistemi di conferenza esiste la possibilità di attivare o meno l’audio, il video e/o condividere lo schermo del proprio PC/smartphone.
Possono inoltre essere invitate ulteriori persone anche nel corso della videoconferenza stessa.
è buona norma disattivare sempre l’audio se non quando si deve parlare, per evitare un brusio, somma del rumore di fondo di tutti i microfoni accesi dei partecipanti.
Se poi la qualità della connessione non è buona, conviene magari escludere anche il proprio video ed attivarlo magari solo quando si parla o al limite lasciarlo sempre disattivo in quanto comunque per una propria comunicazione può essere sufficiente attivare solo l’audio.
Nel caso di una lezione generalmente è importante vedere principalmente il docente.

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SKYPE

In sistema di videoconferenza Skype è sicuramente la piattaforma che esiste da più tempo nella sua versione consumer e non business: attualmente con l’app per video chat Skype, si possono effettuare gratuitamente videochiamate di gruppo per un massimo di 50 persone su qualsiasi dispositivo mobile, tablet o computer.
Il suo utilizzo è assai semplice ed intuitivo e sia l’interfaccia utente sia le spiegazioni per utilizzarlo sono anche in italiano, per cui vi rimando ai link disponibili sul sito Skype. Si noti che Skype esiste come app sugli smartphone e sui PC Windows 10 sia come applicazione desktop scaricabile qui. Se lo si usa su un PC, secondo me, conviene utilizzare quella versione desktop.

Selezionare Riunione per iniziare una nuova videoconferenza (1)

Vengono mostrate le istruzioni per condividere l’invito ad altre persone (2)

Se si preferisce, si può poi condividere agevolmente il link di partecipazione anche inviando, ad esempio via email, ma potrebbe anche essere sufficiente mandarselo tramite un programma di messaggistica quale Messenger o WhatsApp web.

Link da condividere ad altre persone e che consente loro di partecipare a questa riunione (3)

Sull’app Skype su smartphone il discorso è analogo:

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ZOOM

Il sistema di videoconferenza Zoom.us, invece, ha la possibilità di impostare sia il sito sia l’app in diverse lingue ma non in italiano, per cui potrebbe presentare qualche problematica utilizzarlo la prima volta, seppure la procedura risulti anche qui piuttosto intuitiva.
Senza pagare, Zoom presenta la limitazione sul tempo massimo di ciascuna videoconferenza che è di 40 minuti se i partecipanti sono 3 o più, generalmente comunque più che sufficienti per un utilizzo non business. Tuttavia, se scadono e quindi la videoconferenza termina, è sufficiente per proseguirla che tutti i partecipanti rifacciano la connessione alla medesima videoconferenza cioè un Join indicando il medesimo conference ID che la identifica e già avevano utilizzato precedentemente: questo minimo fastidio nel doversi riconnettere penso sia superabile se si pensa che tale servizio viene offerto gratuitamente con questa modalità!!

Nel seguito riporterò anche la procedura sia per programmare una nuova videoconferenza e comunicare a tutti i partecipanti il suo ID, fornendo anche per comodità via email, un link con il quale connettersi direttamente a quella specifica videoconferenza.

Prima però preferisco descrivere come aderire ad un invito, in quanto penso sia la situazione più diffusa.
Basta anche andare sul sito di Zoom.us, selezionare Join (e.g unisciti) ed inserire l’ID comunicato da chi organizza quella videoconferenza, magari tramite un programma di messaggistica quale Messenger o WhatsApp web! Ancora più semplicemente, l’organizzatore può decidere, come si è visto con Skype, di scegliere l’opzione presente che invia direttamente tale link ai partecipanti, aprendo l’applicazione di posta elettronica presente sul PC o sullo smartphone e compilando già il testo della email da inviare: purtroppo anche qui il tutto non è in italiano. I destinatari dell’invito a partecipare, devono in questo caso semplicemente cliccare sul link ricevuto e non devono neppure più inserire a mano l’ID del meeting. Si noti che chi si unisce ad una videoconferenza organizzata da un’altra persona, non è necessario nemmeno registrarsi come utente nella piattaforma. Diverso è il discorso dell’organizzatore per il quale è richiesta l’autenticazione in quanto gli verrà associato un identificativo che sarà quello da utilizzare da tutti per connettersi a videoconferenze dal medesimo organizzate: quell’ID infatti mantiene la sua validità nel tempo.

Aderire ad una videoconferenza sapendo il suo ID (1)

Aderire ad una videoconferenza sapendo il suo ID (2)

Aprire una videoconferenza dal link ricevuto, ad esempio, via email

NOTA BENE: tutte le volte che viene richiesto di consentire all’applicazione di aprire qualcosa o di utilizzare qualche risorsa del computer (e.g. webcam, microfono), è necessario consentire:

Quando ci si connette, può essere richiesto anche se ci si vuole connettere tramite l’audio del PC ed ovviamente si deve acconsentire:

Se l’organizzatore della videoconferenza non si è ancora collegato, comparirà la videata seguente che invita a rimanere in attesa:

Magari può nel mentre essere conveniente verificare le impostazioni dell’audio e del microfono in modo da non avere poi sorprese durante la videoconferenza: i pulsanti Test speaker e Test Mic, servono appunto per verificare il corretto funzionamento di audio e microfono, rispettivamente.

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Se si è l’organizzatore, per programmare una videoconferenza è sufficiente autenticarsi in Zoom e quindi selezionare, nel menù in alto, Host a meeting anziché Join.

Le riunioni programmate si possono poi gestire, attivare o al limite anche cancellare, dalla apposita pagina:

Gestione riunioni

Si può poi decidere per una specifica riunione, come d’altra parte in tutti i sistemi di videoconferenza, se condividere lo schermo ed invitare altri partecipanti.

Si noti che poi, all’inizio della riunione, man mano che i diversi partecipanti si connettono, l’amministratore dell’incontro deve abilitare la persona effettivamente ad accedere, passando con il mouse sopra il suo nome in modo da far apparire il pulsante Allow che deve essere premuto.

Si noti che l’organizzatore di un meeting può anche registralo tutto o una/più parti e poi ottenere alla chiusura della videoconferenza i file mp4 delle diverse eventuali registrazioni: