Linee guida su come impostare una presentazione tecnica: la regola delle “4 Ps”

Oramai le presentazioni tecniche sono fortunatamente solo più un ricordo, essendo ora in isopensione!
Tuttavia, proprio ora che sto cercando di scrivere la quarta di copertina per pubblicare un libro, mi sono chiesto se esistesse, anche per quel contesto, una qualche semplice linea guida a cui attenersi, quale quella delle “4 Ps” (da pronunciare in inglese four Ps), spesso utile per realizzare una presentazione tecnica.

Effettivamente ho trovato che, seppur molto dipenda dal tipo di libro, nel caso di un romanzo una possibile struttura della quarta di copertina è la seguente:

  • In alto, una breve frase, uno slogan che deve servire per stuzzicare il lettore: soprattutto per un saggio, deve far uscire il cuore dell’argomento trattato (e.g. può essere una domanda che si pone al lettore, che è poi quella che lo scrittore cerca di rispondere nel libro).
  • Subito sotto, un brano di poche righe tratto dal libro
  • Ancora più sotto, una brevissima descrizione del libro
  • Se resta spazio, una biografia dell’autore con foto, corta e chiara, funzionale al libro. Principalmente nel caso di un saggio, se si è esperti nel settore, è opportuno elencare i propri titoli e studi

Ma non divaghiamo e torniamo all’argomento del post! Durante queste mie ricerche in Rete, mi sono appunto rammentato della regola delle “4 Ps” che molti anni fa avevo appreso durante un corso d’inglese focalizzato su argomenti utili alla gestione di riunioni internazionali. Sicuramente una delle indicazioni che mi sono poi nel tempo tornate utili è quella della regola in oggetto, sapientemente sintetizzata dagli inglesi con il nome quattro P, in quanto ciascun passo della presentazione tecnica deve cercare di focalizzarsi su un aspetto riassunto tramite un termine inglese che inizia appunto con la P, come indicato nel seguito:

  • Present situation – Si presenta la situazione attuale, lo stato in essere.
  • Problems – Si espongono quindi le problematiche che esistono in relazione alla situazione attuale presentata innanzi.
  • Possibilities – Si analizzano possibili soluzioni che cerchino di risolvere quelle problematiche evidenziate.
  • Proposal – Si presenta la propria proposta, indicando il motivo per cui la si considera miglior scelta tra quelle possibili individuate precedentemente.

Insomma nulla di straordinario, direte voi che siete avvezzi a realizzare una presentazione tecnica!
Tuttavia penso che avere sempre bene in testa questa linea guida, semplice e facile anche da ricordare, possa risultare utile in molteplici occasioni … 😉

Stranamente, in queste mie ricerche in rete non ho trovata questa regola delle “4 Ps” per le presentazioni (nemmeno su Wikipedia!), forse oscurata dall’omonima utilizzata dal marketing, evidentemente più famosa ma che nulla ha che vedere con quella in oggetto:

  • Product – Bene o servizio.
  • Price – Ciò che il consumatore paga.
  • Place – Luogo di commercializzazione del prodotto.
  • Promotion – Pubblicità.

Si noti che, in questo caso, anche tradotti in italiano stranamente tutti i termini mantengono la P come prima lettera: PrezzoProdottoPromozione Posizione … per cui si parla anche in italiano de La regola delle “4 P” nel marketing!

A confondere ancor più i risultati trovati con un motore di ricerca specificando “4P technical presentation” per meglio filtrare, ho scoperto che esiste un’altra regola delle 4P sempre relativa alle presentazioni (4 p’s of presentation (slideshare.net); Presentation Tips :The 4 P’s of Presentation | CoolAvenues.com):

  •  Presentation Strategy (Strategia di presentazione) – Perché e per chi sto facendo questa presentazione? Qual è l’obiettivo e a chi mi rivolgo?
  • Planning (Pianificazione) –  Pianificare la presentazione in modo che abbia una introduzione, una parte principale e soprattutto una conclusione: un approccio Introduzione-Corpo-Conclusione (Opening-Body-Conclusion) per strutturare le informazioni è essenziale. Un buon presentatore utilizza supporti visuali come spunto per le sue informazioni oltre che per fornire al pubblico un riferimento utile anche a posteriori. Mantenersi strettamente entro i termini di tempo programmati per quella presentazione. Mantenere l’esposizione sufficientemente breve e semplice seguendo un approccio KISS (keep it short and simple).
  • Practice (Pratica) – Ripetere a voce alta il discorso per renderlo fluido e senza intoppi: uno specchio può aiutare a notare la postura e movimenti del corpo mentre un registratore può aiutare ad analizzare il tono e la durante della presentazione.
  • Performance (Interpretazione) – È estremamente importante dare a tutti gli uditori nella stanza il contatto visivo. La presentazione deve essere svolta senza distogliere l’attenzione degli ascoltatori con posture o comportamenti controversi (e.g. non giocherellare con delle chiavi, stando con le mani in tasca): è un po’ come essere un attore sulla scena e il pubblico osserva tutto quello che sta facendo chi espone, ancor più di quello che sta dicendo! Fare quindi un respiro profondo, sorridere e iniziare la presentazione godendosi ogni suo momento: dopo tutto, poche sono le possibilità di avere un pubblico pronto ad ascoltare! 

Sarà che il marketing non mi è mai interessato, ma sinceramente trovo più utile le regole delle “4 Ps” relative alle presentazioni tecniche … e, anche se quell’ultime trovate ultimamente forniscono indicazioni generali sicuramente utili da tener presente, quelle che conoscevo già mi sembra forniscano una visione più ad alto livello che talvolta può a mancare!! 😎

Informazioni su Enzo Contini

Electronic engineer
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