Come fare se, accedendo alla propria email, non si riescono più a vedere tutti i vecchi messaggi, precedenti a una certa data

Se ciò accade molto probabilmente, anche solo in uno dei client di email presente in uno dei dispositivi in cui ci si è autenticati, i è configurato il protocollo POP3 (Post Office Protocol) [e non IMAP (Internet Message Access Protocol)]. In quella modalità di connessione con il server di posta, può succedere che venga attivata di default, la modalità per cui i messaggi, scaricati/letti da un client in locale sul dispositivo in cui è installato, vengano poi mantenuti anche sul server solo per un certo tempo (e.g. 15 giorni, 1 mese) dopo il quale vengono automaticamente cancellati lato server e quindi non risultano più disponibili a qualsiasi client che si colleghi successivamente a esso. Ovviamente anche impostando il protocollo POP non significa che necessariamente che questa cancellazione debba avvenire in quanto alcuni client (e.g. Outlook, ma non nell’app Posta/Mail presente di default in Windows) consentono, durante il processo di configurazione di un account di posta, anche d’impostare un’opzione specifica che permette comunque di mantenere tutti i messaggi anche sul server.

Fare in modo di mantenere i messaggi anche sul server di posta è sicuramente la modalità che consiglio, in quanto non si rischia di “perdere” dei messaggi relativamente vecchi se si legge la posta da un altro dispositivo (magari uno nuovo o anche uno utilizzato di rado), in quanto quelli risultano solo più presenti nei dispositivi che hanno acceduto al server prima di quel lasso temporale!

L’impostazione si cancellazione automatica sul server dopo un certo lasso di tempo può sì assicurare che non si possa verificare di superare il massimo spazio a disposizione – con conseguente rifiuto di successivi nuovi messaggi in arrivo – ma penso sia altrettanto drammatico correre il rischio di non più riuscire a ritrovare una mail ricevuta, seppur datata!! Relativamente poi al primo problema, per liberare spazio è sufficiente ogni tanto cancellare la posta indesiderata o non più utile (vedi, ad esempio: Come fare quando si è quasi esaurito lo spazio di archiviazione su Gmail).

Per cui, se accedendo direttamente da browser a una propria casella di posta (o anche da un client da un nuovo PC o uno non usato da un po’) non si riescono più a trovare le email più vecchie di un lasso di tempo relativamente corto (e.g. qualche mese), conviene a provare ad aprire tutti gli altri client di email che uno ha configurato su medesimo dispositivo o su un altro. Se in uno di questi, si trovano i vecchi messaggi, questo significa che quel programma (configurato con il protocollo POP) se li era scaricati prima che il server li cancellasse automaticamente (per impostazione o per default) e quindi ora non li abbia più nella sua memoria, rendendoli conseguentemente non più leggibili da altri client/dispositivi che ora si connettano a esso.

Nel seguito mostro, a titolo di esempio, come configurare con il protocollo IMAP una casella di posta PEC su Aruba: ovviamente lo stesso discorso vale per qualsiasi server di posta per cui, ovviamente, si dovranno indicare diversi indirizzi di server di posta in uscita e in entrata su specifiche porte (e.g. imaps.pec.aruba.it:993 in arrivo e smtps.pec.aruba.it:465 in uscita). Si noti che, utilizzando il protocollo IMAP, se dei messaggi vengono cancellati da uno dei dispositivi, questo si ripercuote anche nella visualizzazione dagli altri: d’altra parte è quello che uno ci si aspetta.

Configurazione dell’app Posta su PC

Nel seguito le istruzioni passo passo utilizzando le impostazioni del server in arrivo e di quello in uscita indicate appunto nella guida di Aruba relativa al suo servizio di PEC: notare che esiste, alla fine di quella pagina, un’icona che porta a una sezione di video esplicativi, uno per ciascuno dei client di posta più in uso. Nel seguito dettaglierò la configurazione del solo client Posta, da me privilegiato in quanto non solo ottimo ma anche perché già presente di default in tutti i PC Windows 10. Eventuali video per configurare altri client (oltre anche a questo medesimo) si possono comunque trovare in questo link di Aruba.

ATTENZIONE: conviene impostare in generale configurare il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) e non quello POP3 (Post Office Protocol)

In una pagina di help di Aruba viene specificato che una volta scaricati, i messaggi resteranno esclusivamente sul proprio dispositivo e saranno cancellati dalla WebMail PEC o dal server di posta dopo un tempo predefinito (e.g. 15 giorni). Per cui, per default, se non esiste la possibilità di configurare appositamente il mantenimento anche sul server dei messaggi (come ad esempio avviene con Outlook) il rischio di perdere i vecchi messaggi è elevato, ad esempio anche solo cambiando PC!
Si noti che il client dell’app Posta di Windows non mi sembra consenta d’impostare alcun parametro relativamente al mantenimento sul server dei messaggi scaricati, per cui esiste effettivamente il pericolo che i messaggi scaricati con esso, non si ritrovino più poi sul server!!

Da una pagina di help di Aruba si legge: : Immagine 2022-02-22 164558

Nel seguito l’impostazione sia con protocollo POP sia con quello IMAP. Personalmente consiglio di scegliere quello IMAP (e.g. imaps.pec.aruba.it:993 in arrivo e smtps.pec.aruba.it:465 in uscita) per evitare potenziali problemi di cui sopra:

Impostazioni -> Gestisci account -> Aggiungi account -> scorrere in basso nella finestra di popup per far comparire l’ultima scelta,Configurazione avanzata, che è quella da selezionare -> Account di posta Internet

Per andare a leggere una specifica email certificata, è necessario poi selezionare l’allegato postacert.eml allegato a quella email:

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Nel caso del client Outlook la configurazione analoga è la seguente:

Nel seguito l’impostazione in Outlook per fare in modo che i messaggi, scaricati su questo client di posta, permangano anche sul server nel caso in cui si imposti il protocollo POP: si noti che esiste ancora online un fuorviante video di help di Aruba di configurazione per il client Outlook (datato e con impostazioni non più corrette) che fa riferimento proprio a una configurazione POP che personalmente sconsiglio proprio per non rischiare d’incorrere in problemi di cancellazione automatica delle email sul server dopo un certo tempo (e.g. 15 giorni, 3 mesi).