Windows 10 Fall Creator: nuova funzionalità di Files on-demand (ex placeholder) in OneDrive [anche per OneDrive for Business e documenti su SharePoint]

Tra tutte le novità introdotte dalla nuova versione autunnale di Windows 10 (Fall Creator Update) sicuramente una di quelle di maggior rilievo, a mio parere, è la ricomparsa della possibilità di avere file su richiesta (Files on-Demand) in OneDrive (anche in Skype for Business avendo penso uniformato lo sviluppo del codice!!) che consente di poter eventualmente mantenere un placeholder al posto del file scaricato: in tal modo si riescono con il File Explorer a vedere tutti i file (delle directory che si è deciso a livello di Settings di voler vedere localmente) senza doverli necessariamente avere scaricati, evitando così di occupare inutilmente memoria locale.

Per attivare la nuova funzionalità è necessario aver installato il Fall Creator Update di Windows 10 (version 1709 – OS Build 16299.19 o superiore) l’ultima versione di Windows 10 (Fall Creator Update – OS version 1709 che può essere agevolmente vista andando su System dal right click menu dello Start) e l’ultima versione del client di OneDrive. Se il client non è l’ultimo per cui non ti compaiono le opzioni mostrater nel seguito, conviene forzare l’installazione dal seguente link, presente anche nella sezione Scarica del sito di OneDrive (Devi reinstallare? Fai clic qui per scaricare il programma).

Deve quindi essere spuntata la checkbox relativa al Files on-Demand, per default disabilitata, affinché tale funzionalità risulti attiva:

Opzioni presenti nei Setting di OneDrive-Personal e OneDrive for Business che consentono di attivare la funzionalità di Files On-Demand

Dal precedente screenshot, si può notare che nei Settings sia di OneDrive-Personal sia di OneDrive-for-Business (click con il tasto destro sulle corrispondenti icone di cloud presenti nella toolbar in basso), esiste una checkbox che consente di abilitare questa funzionalità di File On-Demand.

Scaricare eventualmente l’ultima versione del client di OneDrive

Una volta abilitata questa funzionalità, sono previsti i seguenti tre possibili stati, per sia un file sia una directory sincronizzato nel cloud (sia questo su un OneDrive o su un sito SharePoint): in particolare, lo stato di una directory è sempre relativo alla condizione più critica propria dei file in essa contenuti (vedi dettagli nel seguito).

Available when online: disponibile solo sul cloud per cui non occupano memoria ma richiedono una connessione ad Internet per poter essere visualizzati. Il file viene scaricato solo se lo si apre (e si ha ovviamente la connessione ad Internet) e passa automaticamente nello stato Available on this device.
Available on this device: stato automaticamente impostato qualora si apra un file che non era in locale che quindi viene scaricato ed aperto dall’app associata alla sua estensione. Risulta disponibile localmente, per cui occupa spazio e risulta localmente disponibile anche senza connessione ad internet. Non è garantita la permanenza in locale qualora il file non sia utilizzato da tempo e sia richiesto spazio per scaricare altri file in locale.
Always available on this device: analogo al precedente ma impostato esplicitamente dall’utente operando sul menù a tendina associato al file/directory (right click), per cui risulta SEMPRE presente in locale e la sua presenza non può essere gestita dinamicamente dal sistema.

Esiste poi un’ulteriore condizione non stabile in cui si può trovare un file/directory, quella di Sync pending rappresentata da un’icona con doppia freccia circolare: indica che la versione locale non è attualmente ancora sincronizzata con quella in cloud e lo sarà non appena il processo di sincronizzazione termina (e.g. può tardare in quanto manca la connessione Internet). Si noti che attualmente tale icona non risulta mai animata anche se, secondo me, potrebbe servire per evidenziare meglio quando il processo di sincronizzazione è correntemente in corso o è fermo per mancanza di connessione di rete: non appena la sincronizzazione è avvenuta, il File/Directory si porterà in uno degli altri stati stabili ed avrà una differente icona associata.

Se si desidera poi esplicitamente liberare memoria e non avere più in locale un File/Directory specifica, è sufficiente agire sempre sul menù a tendina associato al file/directory (right click), e selezionare “Free up space“.

Esempio di file con tutti i 3 stati previsti: Available when online, Available on this device, Always available on this device – Evidenziata anche la condizione transitoria di Sync pending

Riporto le indicazioni formalmente fornite dal sito Microsoft relativamente al significato degli stati precedentemente elencati … spiegazione non particolarmente convincente, a mio parere e che mi hanno richiesto alcune prove di funzionamento per essere meglio interpretate correttamente 😉

Online-only files	Online-only files don’t take up space on your computer. You see a cloud icon for each online-only file in File Explorer, but the file doesn’t download to your device until you open it. You can’t open online-only files when your device isn’t connected to the Internet.
Locally available files	When you open an online-only file, it downloads to your device and becomes a locally available file. You can open a locally available file anytime, even without Internet access. If you need more space, you can change the file back to online only. Just right-click the file and select “Free up space.”
Always available files	Only files that you mark as “Always keep on this device” have the green circle with the white check mark. These files download to your device and take up space, but they’re always there for you even when you’re offline.

Infatti da quanto indicato, non è del tutto chiara la distinzione tra i due stati “Locally available files” e “Always available files” in quanto in entrambi i casi il file risulta presente in locale e quindi utilizzabile anche in assenza di collegamento ad Internet (modalità offline) ed anche la sincronizzazione con il cloud avviene per entrambi non appena possibile, vale a dire non appena si ha una connessione Internet. Non si tratta neppure di una differenziazione legata al fatto che, qualora a livello di directory contenente dei file si impostasse “Free up space“, questo comportasse un diverso comportamento dei file in essa presenti, a seconda se erano “Locally available files” oppure “Always available files” (e.g. venisse liberato spazio solo per i primi, mantenendo comunque tutti i secondi): infatti facendo semplici prove, si vede che comunque vengono in quel caso resi tutti quanti “Available only online”.

Facendo ulteriori prove, si nota anche che lo stato mostrato per una directory è sempre relativo alla condizione più critica propria dei file in essa contenuti (e.g. basta che ci sia anche solo un file “Online-only” affinché quello stato sia anche quello della cartella che lo contiene; analogamente se tutti i file sono “Always available files” eccetto anche solo uno “Locally available files“, la cartella risulterà nello stato “Locally available files“). La differenza sembrerebbe essere molto sottile (come suggerito in Tech community: Files on demand – difference in ‘locally available’ and ‘always available’ files) e non di particolare interesse nella maggior parte dei casi in cui si è agevolmente connessi a Internet: sembrerebbe infatti che “Locally available files” sono quelli che uno ha aperto quando online ed erano precedentemente “Online-only” oppure creati recentemente da un dispositivo differente mentre si era online: questi file vengono scaricati sul PC in locale nell’immediato MA non si è garantiti che rimangano in locale. Infatti se uno non utilizza da tempo quel file e risulta necessario liberare spazio per poter scaricare altri file che si desidera avere in locale, quelli precedenti nello stato “Locally available files” possono passare nello stato “Online-only” (tale processo sembra basato su euristica e necessità di spazio libero). Se invece si vuole essere sicuri che un file sia sempre presente localmente offline, è conveniente portarlo esplicitamente nello stato “Always available files“, operando sul menù a tendina relativo al click con il tasto destro, nella sezione relativa a OneDrive associata a quel file.

In particolare per un file/directory che si trovi nello stato Available on this device (e.g. file presente nel Cloud che è stato aperto localmente per cui è stato implicitamente automaticamente scaricato) risulta sempre possibile, dal menu disponibile al right click, portarlo negli altri due stati:

Always keep on this device => stato Always available on this device;
Free up space => stato Available when online.

Analogamente qualora il file si trovi inizialmente in un differente stato.

Risulta sempre possibile, dal menu disponibile al right click, portare un file in uno stato negli altri due stati (e.g. dallo stato Always available on this device allo stato Available when online

Qualora infine si cancelli un file/directory sincronizzato sul Cloud, questo si ripercuote anche remotamente, così come qualsiasi modifica che uno effettua al file/directory: tuttavia non solo si è avvertiti, ma risulta comunque possibile recuperarlo (qualora uno l’abbia cancellato per errore) andando con il browser su sito SharePoint o su OneDrive (a seconda di dove si trovava quel file, sulla cartella Documenti di un sito SharePoint o su una cartella di OneDrive) agendo sul cestino.

Quando si cancella un file/directory, si è avvertiti che questo si ripercuote anche sul Cloud

E’ sempre possibile recuperare un file cancellato per errore, riprendendolo dal Cestino presente sia su OneDrive sia su ciascun sito SharePoint

Si noti infine che qualora due utenti autorizzati cerchino di accedere contemporaneamente al medesimo file presente sul cloud per apportarne modifiche, questo viene impedito a meno che non ci sia una accettazione ad un editing condiviso da chi per primo aperto tale file, eventualmente operando con l’editor Office online.

Viene impedito un editing da un secondo utente, a meno che non ci sia una accettazione ad un editing condiviso da chi per primo aperto tale file

Vedere anche i seguenti post precedenti:

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Puoi trovare ulteriori guide su come funziona questa nuova funzionalità nei seguenti siti:

Dall’app OneDrive si può unicamente indicare se un file (non una cartella) lo si vuole anche offline [in alternativa al semplice download], come mostrato nei seguenti screenshot: in questo caso l’icona con il paracadute viene utilizzata per indicare la presenza del file anche in locale.