Per quanti anni si devono conservare i 730, ricevute fiscali, Tarsu, Imu, multe ecc… ?

Ogni tanto è necessario fare pulizia nelle “cartacce” per non vedere interi scaffali pieni di documenti probabilmente non più utili.

Ma quale documento si può buttare via e quale è invece indispensabile continuare a conservare per eventuali controlli?

In questo periodo affollato di pensieri non certo di gente, ho cercato di fare chiarezza sulle tempistiche di conservazione dei documenti, andando semplicemente a cercare informazioni in rete su siti che già fornivano valide informazioni a tale proposito. Questo post quindi non fa ce riportare informazioni prelevate altrove, citandone ovviamente la fonte e non fornisce nessuna informazione aggiuntiva se mai ne fosse necessario ma non credo!

Insomma è un post più che altro promemoria (soprattutto per me). 🙂

La pagina che sintetizzava, anche tramite un’utile tabella riassuntiva, esemplificativa ma sicuramente molto utile, è la seguente del sito di Altroconsumo (21/8/2019): Quali documenti archiviare e per quanto tempo . Da quella riporto le informazioni che reputavo più utili per me, ma ovviamente vi invito a visitare quel sito direttamente se non trovate ciò che vi serve in quanto troverete probabilmente ciò che cercate ma da me non riportato in quanto non di mio interesse.

La seguente tabella riassume tutti i documenti da conservare e per quanto tempo … ma vedere megli i dettagli nel seguito.

Tipologia di documenti	Tempo di archiviazione
Dichiarazione dei redditi	5 anni (… ma anche 7 anni -> vedi dopo)
Bollette	5 anni
Scontrini	26 mesi
Multe	5 anni
Spese condominiali	5 anni
Affitto	5 anni
Mutuo	5 anni
Bonus ristrutturazioni edilizie	5 anni
Bollo auto	3 anni
Ricevute di pagamento	3 anni
Imposte sugli immobili	5 anni

NOTA: ho trovato davvero anomala e strana l’indicazione di 26 mesi per gli scontrini , ma mi sono mantenuto a quanto indicato in quel sito che considero affidabile.

In particolare vengono fornite le seguenti indicazioni per specifiche tipologie di documenti:

Conservazione della dichiarazione dei redditi

Tenere le fatture e i documenti che permettono di detrarre le spese quando si fa la dichiarazione dei redditi è fondamentale per pagare meno imposte. Il principio cardine per l’inserimento di una spesa in dichiarazione è quello “di cassa”, cioè bisogna fare riferimento al periodo in cui quella spesa è stata sostenuta: se a marzo 2018 abbiamo pagato l’assicurazione annuale sulla vita (la cui copertura dura, quindi, fino a febbraio 2019), fa fede la data in cui abbiamo versato il premio. Quella spesa andrà quindi interamente detratta nella dichiarazione del 2019 relativa ai redditi 2018. Il fisco ha tempo fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione per effettuare controlli. La dichiarazione dei redditi presentata nel 2019 deve essere conservata, con la relativa documentazione, per 5 anni, cioè fino al 31 dicembre 2024. Nel caso in cui si sarebbe dovuta presentare la dichiarazione e non lo si è fatto, il fisco estende a 7 anni la possibilità di fare controlli.

Conservazione delle bollette
Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni. Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza. Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.
Conservazione degli scontrini
Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona a dovere, è opportuno conservare lo scontrino di acquisto per il tempo di durata della garanzia del bene, quindi per almeno 26 mesi. Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva. Notare che spesso gli scontrini si deterirano con il tempo per cui possono non risutlare più visibili: conviene quindi digitalizzali o farne una fotocopia.
Conservazione delle multe
In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni. Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione. Prima di tale data la prescrizione rimane in standby (non ne decorrono i termini): il Comune, per esempio, può impiegare un anno per iscrivere a ruolo la multa; poi, una volta consegnato il ruolo all’esattore, scattano i 2 anni di prescrizione.
Conservazione di spese condominiali, pagamenti d’affitto e tasse sui rifiuti
Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.
Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.
Tassa sui rifiuti. I vari passaggi da Tarsu a Tia1, Tia2, Tares, Tari non hanno modificato i termini di decadenza per effettuare i controlli. Questi ultimi possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.
Conservazione dei documenti relativi al mutuo
Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata. Trascorso questo periodo la banca non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata. E’ bene, però, in via precauzionale, conservare tutte le ricevute di pagamento relative ai mutui ipotecari fino al momento in cui l’ipoteca sul bene a garanzia non sarà stata cancellata.
Conservazione dei documenti relativi ai bonus per ristrutturazioni edilizie
Preziose occasioni di risparmio sono quelle legate alle detrazioni sulle ristrutturazioni edilizie, gli interventi di risparmio energetico, gli acquisti di mobili e grandi elettrodomestici. Come per tutte le altre spese inserite nella dichiarazione dei redditi, anche il controllo della documentazione che attesta i lavori compiuti in casa segue lo stesso termine di prescrizione, cioè 5 anni.
Per questo particolare caso, però, l’applicazione è differente, perché la rateazione delle agevolazioni si spalma su dieci anni. Di conseguenza, si amplia anche il periodo durante il quale il fisco può effettuare controlli: bisogna conservare i documenti fino a 5 anni dopo che si è goduto dell’ultima rata delle agevolazioni. Facciamo un esempio: chi ha effettuato lavori di ristrutturazione nel 2013, considerando la rateazione su 10 anni, approfitterà delle agevolazioni fino al 2023: dovrà quindi conservare la documentazione fino al termine di prescrizione del controllo della dichiarazione in cui si inserirà l’ultima rata, cioè fino alla fine del 2028. Quindi complessivamante ben 15 anni in quel caso specifio molto comune!!
Conservazione del bollo dell’auto
Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento. Quindi, per i versamenti fatti nel 2019 i documenti vanno conservati fino al 2022.
Conservazione delle ricevute di pagamento
Per quanto riguarda la conservazione delle ricevute di pagamento, è utile sapere che le cambiali si devono conservare per 3 anni a partire dalla scadenza.
Conservazione delle parcelle dei professionisti
Per quanto riguarda la conservazione delle parcelle dei professionisti, ovvero il conto presentato da questi ultimi, è utile sapere che vanno tenute per 3 anni. Tale è infatti il termine di prescrizione previsto dal codice civile. Per professionisti si intendono avvocati, medici, dentisti, architetti, ecc.
Conservazione delle tasse sulla casa
I controlli da parte dei Comuni per le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, possono arrivare fino al 31 dicembre del 5 anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione. Ad esempio, per un’imposta sulla casa pagata nel 2018, la documentazione va tenuta fino al 31 dicembre 2023.

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Nel sito Studiocommercialeonline.it (2016) ho trovato poi questa pagina che fornisce ulteriori informazioni: Conservazione documenti 730: quanti anni occorre tenerli? da cui riporto alcune informazioni.

I documenti che riguardano gli oneri deducibili e detraibili indicati nel mod. 730 devono essere conservati per cinque anni e in alcuni casi, poi vediamo quali, anche per più anni.
E’ necessario conservare gli originali delle spese scaricate perché il fisco potrebbe richiederli per eventuali controlli e quindi bisogna essere in grado di esibirli. I giustificativi di spesa infatti non vengono allegati alla dichiarazione ma sono i caf che controllano che i dati inseriti nel mod. 730 corrispondano ai documenti esibiti dal contribuente, rilasciando così il visto di conformità.

Per quanto tempo conservare i documenti del mod. 730? Come detto prima, ci sono documenti che vanno conservati per più di cinque anni come nel caso di detrazioni su ristrutturazione edilizia o risparmio energetico che danno diritto alla detrazione su dieci anni e quindi la documentazione va conservata per tutto il periodo.
Per quanto riguarda le spese mediche si dovrà conservare scontrini, ricevute, fatture e, per alcune spese (e.g. cure termali, odontoiatriche) è necessario conservare la prescrizione medica.

Un’altra considerevole genere di spesa indicata spesso nel 730 è quella riguardante gli interessi passivi sugli immobili. In genere l’agenzia delle entrate richiede le quietanze di pagamento degli interessi passivi, l’autocertificazione o documentazione analoga attestante la residenza e l’uso dell’immobile come abitazione principale. E’ consigliabile conservare copia del contratto di mutuo, l’atto di compravendita e l’attestazione rilasciata dall’istituto di credito degli interessi pagati.
Per il bonus sulle ristrutturazioni, i maggiori documenti richiesti sono la copia del bonifico effettuato e le fatture.

Quindi riepilogando il contribuente che presenta il modello 730 deve conservare tutta la documentazione per 5 anni, al fine di poterla esibire agli uffici dell’Amministrazione Finanziaria su richiesta.
Con specifico riferimento al modello 730/2016 pertanto, la documentazione (modello 730 e documenti richiesti per la detrazione/deduzione delle spese) andrà conservata fino al 2020.
Con specifico riferimento alle spese per risparmio energetico e di ristrutturazione, si ricorda invece che i documenti devono essere conservati per 5 anni a decorrere dall’ultimo esercizio nel quale è stata detratta la spesa. In considerazione del fatto che attualmente le spese vanno detratte in un periodo di 10 anni, tale documentazione dovrebbe essere conservata per 15 anni.

Altra pagina interessante l’ho trova su Money.it (2016): Dichiarazione dei redditi: per quanti anni si deve conservare la documentazione

I documenti relativi alla dichiarazione dei redditi 2016 che andranno conservati fino al 31 dicembre 2021 sono gli elementi giustificativi più comuni ovvero:

le certificazioni delle ritenute d’acconto;
le certificazioni dei redditi (si pensi alla certificazione unica);
gli scontrini parlanti per i farmaci acquistati (quelli, cioè, che riportano l’indicazione del codice fiscale del contribuente che eserciterà il beneficio fiscale);
le fatture per le spese mediche e le altre ricevute;
le altre spese che danno diritto ad oneri deducibili o oneri detraibili (ad esempio, le spese relative alla formazione);
gli attestati di versamento d’imposta attraverso i modelli F24;
la copia della polizza attestante i requisiti chiesti per i premi di assicurazione sulla vita;
il contratto di mutuo e i contratti di compravendita per l’acquisto dell’immobile adibito ad abitazione principale, e fondamentale documento di supporto per la detrazione degli interessi passivi;
il contratto di mutuo per la costruzione e la ristrutturazione dell’immobile adibito ad abitazione principale, anch’esso al fine di agevolare la detrazione degli interessi passivi.

Come già anticipato, tutta la documentazione di supporto alla dichiarazione dei redditi dovrà essere conservata in modo ordinato per 5 anni a partire dalla fine del periodo d’imposta in cui la dichiarazione dei redditi medesima viene trasmessa telematicamente, affinché possa essere oggetto di facile presentazione in caso di richiesta da parte dell’ufficio dell’Agenzia delle Entrate. In caso di dubbi sui termini di conservazione, vi consigliamo di rivolgervi ad un bravo commercialista esperto contabile.

Dichiarazione dei redditi 2016: le eccezioni al termine di conservazione dei documenti: non mancano le eccezioni a questa regola generale. Basti considerare, ad esempio, che le spese di ristrutturazione della casa che danno diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi si devono conservare per cinque anni, con decorrenza dal termine del beneficio della detrazione Irpef del 36%, del 41% o del 50%: ora, considerando che le spese per le ristrutturazioni edilizie conducono a un beneficio spalmabile in 10 anni, ne deriva che, dal momento della comunicazione in dichiarazione dei redditi al momento della possibile distruzione, dovranno passare almeno 15 anni. Stesse regole valgono in materia di spese relative al risparmio energetico, in grado di conferire il diritto alla detrazione del 55% o del 65%.

Attenzione però: nel caso delle imprese l’obbligo civilistico di conservazione delle scritture contabili (necessarie anch’esse per la predisposizione della dichiarazione dei redditi) è pari a 10 anni.
Di conseguenza, per chi svolge attività d’impresa i documenti contabili, con cui si è redatto il bilancio e poi predisposta la dichiarazione dei redditi, sono soggetti a un termine di conservazione maggiore dei 5 anni previsti dal Fisco. Si tratta però di un obbligo di carattere civilistico.

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